Handbuch Zeitplanung

Planungs- und Fortschrittswerkzeug für Doktorand:innen, Mitarbeiter:innen und Professor:innen

Stand: Oktober 2026 · Quelle: docs/HANDBUCH.md (im Tool über „?“ oben rechts erreichbar)

Inhalt

1. Überblick
2. Anmelden und Passwort
3. Rollen und Rechte
4. Aufbau der Oberfläche
5. Cockpit
6. Einträge anlegen und bearbeiten
7. Status, Verzug und Archiv
8. Kapazität
9. Filter, Import-Spalte und Gruppierung
10. Timeline
11. Publikationen
12. Archiv
13. Dashboard
14. Diss-Cockpit
15. Erinnerungen: Glocke, Banner und E-Mail
16. Einträge teilen
17. JIRA-Anbindung
18. Termine nach Outlook exportieren (.ics)
19. Für Professor:innen
20. Für Admins und Superadmins
21. Häufige Fragen
22. Begriffe

1. Überblick

Die Zeitplanung bündelt an einem Ort, woran Sie arbeiten: Aufgaben, Anträge, Reports und Publikationen. Alle Einträge liegen in einem Datenbestand. Die Reiter zeigen denselben Bestand nur unterschiedlich gefiltert:

Aktivitäten sind in 6 feste Cluster einsortiert:

Aufwände werden in Personentagen (PT) angegeben, Dezimalwerte wie 0,25 oder 1,5 sind erlaubt.

2. Anmelden und Passwort

Erstes Passwort. Sie bekommen von Ihrer Admin bzw. Ihrem Admin einen persönlichen Link, entweder per E-Mail oder auf anderem Weg (z. B. Chat). Über den Link legen Sie Ihr Passwort selbst fest. Der Link ist nur begrenzt gültig und funktioniert nur einmal.

Anmelden. Melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort an. Groß-/Kleinschreibung der E-Mail spielt keine Rolle.

Passwort vergessen. Ist der Mailversand eingerichtet, steht unter dem Anmeldeformular „Passwort vergessen?“. Geben Sie dort Ihre E-Mail ein, und Sie erhalten einen neuen Link. Aus Sicherheitsgründen erscheint immer dieselbe Bestätigung, unabhängig davon, ob die Adresse bekannt ist. Mehrere Anfragen kurz hintereinander werden gebremst. Ohne Mailversand erzeugt Ihre Admin bzw. Ihr Admin einen neuen Link für Sie.

Abmelden. Klicken Sie auf das Symbol ⏻ oben rechts.

Setzen Sie über einen Link ein neues Passwort, werden alle bestehenden Anmeldungen beendet, z. B. auf einem zweiten Rechner. Melden Sie sich dort einfach neu an.

3. Rollen und Rechte

Es gibt drei Personentypen:

Professor:innen können zusätzlich ein Admin- bzw. Superadmin-Recht haben. Diese Rechte betreffen nur die Verwaltung (Konten anlegen, Betreuung zuordnen, Cluster pflegen), nicht den Zugriff auf Fachdaten. Es gibt zwei bewusste Ausnahmen:

• Admins und Superadmins sehen im Reiter Übersicht alle Nutzer:innen, nur lesend.
• Alle Professor:innen können im Dashboard über alle Doktorand:innen auswerten. Dabei sehen sie nur Prozentwerte und Anzahlen, keine einzelnen Einträge.

Was eine zugeordnete Professor:in bei einer betreuten Person darf:

• alles ansehen
• neue Einträge anlegen
• die Priorität bestehender Einträge ändern
• bei „Themen dieser Woche“ den Hinweis/ToDo pflegen
• nicht: Einträge bearbeiten oder löschen, Forschungsfragen oder Dissertation ändern

4. Aufbau der Oberfläche

Kopfzeile, von links nach rechts: - Planungsmonat mit ‹ › zum Blättern. Er steuert die Kapazitätsanzeige und markiert den Monat in der Timeline. - Glocke mit Zähler für Ihre Erinnerungen, siehe Kapitel 15. - Ihr Name und Ihre Rolle, gegebenenfalls der Schalter „Mails“ für E-Mail-Erinnerungen, und ⏻ zum Abmelden. - Nur Professor:innen: Auswahlfeld „Ansicht“, um zwischen den betreuten Personen und den „eigenen Aktivitäten“ zu wechseln.

Rote bzw. gelbe Leiste unter den Reitern: Nach dem Login weist sie auf überschrittene bzw. bald fällige Termine hin. Mit ✕ blenden Sie sie aus.

Dialoge (Eintrag bearbeiten usw.) lassen sich an der unteren rechten Ecke größer ziehen. Fehler, z. B. „Ende darf nicht vor dem Start liegen“, erscheinen direkt im Dialog.

5. Cockpit

Das Cockpit ist der zentrale Eingabeort. Von oben nach unten:

1. Kapazität: wie viele PT im Planungsmonat verplant sind und wie viel noch frei ist, siehe Kapitel 8.
2. Themen dieser Woche: Besprechungsthemen mit einem Hinweis bzw. ToDo der Professor:in. Mit ＋ legen Sie ein Thema an, mit dem Papierkorb löschen Sie es.
3. Knöpfe: „JIRA-Projekte verknüpfen & abgleichen“ und „Termine exportieren (.ics für Outlook)“.
4. Filterleiste: Status und Import-Quelle ein- und ausblenden, siehe Kapitel 9.
5. Je Cluster eine Tabelle mit den Spalten:

Mit ▾ klappen Sie einen Cluster ein oder aus. Veröffentlichte Publikationen und archivierte Aktivitäten erscheinen nicht im Cockpit.

6. Einträge anlegen und bearbeiten

Anlegen: Klicken Sie im gewünschten Cluster auf „＋ Eintrag hinzufügen“. Für Publikationen gibt es im Reiter Publikationen zusätzlich „＋ Publikation hinzufügen“.

Bearbeiten: über ✎ in der Zeile.

Die wichtigsten Felder:

Aufwand schnell eintragen: Klicken Sie im Cockpit direkt auf die Aufwand-Spalte. Es öffnet sich ein kleines Fenster nur für „erledigt“ und „gesamt“.

7. Status, Verzug und Archiv

Automatik: - Liegt das Enddatum in der Vergangenheit und der Eintrag ist nicht abgeschlossen, setzt das Tool ihn auf Überschritten. - Sind es noch höchstens 5 Tage bis zum Ende und der Eintrag steht auf „Im Plan“, wird er Verzugsgefahr. - Publikationen haben ihre eigene Stufe und sind davon ausgenommen.

Archiv: Setzen Sie einen Eintrag auf Abgeschlossen, merkt sich das Tool das Datum. Nach einem Monat wandert der Eintrag automatisch in den Reiter Archiv. Öffnen Sie ihn dort wieder (Status ≠ Abgeschlossen), erscheint er wieder im Cockpit.

8. Kapazität

Die Karte Kapazität zeigt für den Planungsmonat:

• Verplant im Monat: Die PT jeder Aktivität werden gleichmäßig über ihre Laufzeit verteilt (Mo–Sa), und der Anteil für diesen Monat wird summiert.
• 5-Tage-Woche (Mo–Fr) und 6-Tage-Woche (Mo–Sa): verfügbare Arbeitstage im Monat, mit Balken und „noch x PT frei“ bzw. „überplant um x PT“.

Verfügbare PT überschreiben: Sind Sie z. B. in Urlaub oder in Teilzeit, klicken Sie auf „Verfügbare PT überschreiben“ und tragen Ihre tatsächlich verfügbaren PT für diesen Monat ein. Die Automatik bleibt zum Vergleich sichtbar. Mit dem Papierkorb kehren Sie zur Automatik zurück. Das geht nur in der eigenen Ansicht.

Mit ‹ › oben wechseln Sie den Planungsmonat.

9. Filter, Import-Spalte und Gruppierung

Die Filterleiste im Cockpit wirkt auf Cockpit und Timeline. Ihr Browser merkt sich die Auswahl.

• Status: Jeder Status lässt sich einzeln ein- und ausblenden, z. B. „Abgeschlossen“ ausblenden. „Publikationen“ ist ein eigener Eintrag.
• Import: „Manuell“, „JIRA (alle)“ und je verknüpftem JIRA-Projekt bzw. Teilbaum ein eigener Chip. Sind nur einzelne JIRA-Projekte ausgeblendet, ist „JIRA (alle)“ halb markiert. Ein Klick darauf blendet wieder alle ein.

Pro Cluster sehen Sie, wie viele Einträge gerade ausgeblendet sind.

Gruppierung: Enthält ein Cluster Einträge aus mehreren Quellen, stehen sie geordnet mit Zwischenüberschrift: zuerst Manuell, dann JIRA-Projekt für JIRA-Projekt bzw. Teilbaum für Teilbaum. Die Timeline ist genauso gegliedert.

10. Timeline

Alle Aktivitäten mit Start und Ende erscheinen als Balken, gruppiert nach Cluster.

• Die Achse reicht vom Planungsmonat bis 18 Monate in die Zukunft und wächst bei früheren oder späteren Einträgen mit. Sie lässt sich horizontal scrollen.
• Rote Linie = heute, hinterlegte Spalte = Planungsmonat. Mit ‹ › verschieben Sie den Planungsmonat, die Achse zieht mit.
• Violetter Rahmen = diss-relevant (mit RQ verknüpft).
• Die Filter aus dem Cockpit gelten auch hier.

11. Publikationen

Alle Einträge vom Typ Publikation, auch die veröffentlichten. Sie sehen Studierende, RQ, Ziel (Journal/Konferenz), Outlet, Stufe, Priorität, nächsten Schritt und Deadline. Die Zahl am Reiter zeigt die Anzahl der Publikationen.

12. Archiv

Hier stehen alle Aktivitäten, die seit mehr als einem Monat abgeschlossen sind, auch aus JIRA importierte. Sie sind nach Cluster gruppiert und zeigen das Abschlussdatum. Über ✎ können Sie eine Aktivität wieder öffnen, dann erscheint sie wieder im Cockpit. Das Dashboard zählt archivierte Aktivitäten weiter mit.

13. Dashboard

Das Dashboard zeigt den Erledigungsgrad (Ist) im Vergleich zum Plan, Stichtag ist heute:

• Ist = erledigte PT ÷ geplante PT
• Plan = Anteil, der zeitanteilig bis heute erledigt sein sollte
• Abweichung in %-Punkten („vor“ bzw. „hinter“ Plan)
• Anteil erledigter Einträge nach Anzahl
• Erledigungsgrad je Cluster

Filter: Cluster und Priorität.

Umfang (nur Professor:innen):

Bei „systemweit“ und „Auswahl“ sehen Sie nur Prozentwerte und Anzahlen, keine einzelnen Einträge fremder Personen.

14. Diss-Cockpit

Nur für Doktorand:innen.

• Dissertation: Titel, Stand, Zeitraum und Fortschritt, gemessen an den zugeordneten Papern (angenommen/veröffentlicht). Bearbeiten über ✎.
• Forschungsfragen (RQ): anlegen, bearbeiten, löschen. Beim Löschen einer RQ wird die Zuordnung der Einträge entfernt, die Einträge bleiben.
• Liste aller diss-relevanten Einträge mit Filter (nur diss-relevante / alle / je Cluster), Gruppierung (RQ, Cluster, Status), „inkl. veröffentlichte“ und Freitextsuche.

15. Erinnerungen: Glocke, Banner und E-Mail

• Glocke oben rechts: Der Zähler zeigt Ihre überschrittenen (rot) und in höchstens 5 Tagen fälligen (gelb) Einträge. Ein Klick öffnet die Liste, geteilte Einträge sind mitgezählt.
• Banner nach dem Login: rot bei überschrittenen, gelb bei bald fälligen Terminen. Mit ✕ ausblenden.
• E-Mail-Erinnerungen (wenn der Mailversand eingerichtet ist):
• Sie gelten für Einträge, bei denen „E-Mail-Reminder“ angehakt ist; diese tragen ein Glocken-Symbol in der Zeile.
• Je Ereignis (Verzugsgefahr bzw. überschritten) kommt eine Mail. Versand nur werktags von 9 bis 17 Uhr.
• Mit dem Schalter „Mails“ in der Kopfzeile schalten Sie E-Mail-Erinnerungen für sich ein oder aus. Admins können das auch für betreute Konten tun.

16. Einträge teilen

Im Bearbeiten-Dialog wählen Sie unter „Weitere Nutzer:innen“ beliebige Personen aus (Mehrfachauswahl mit Strg/Cmd).

• Der Eintrag erscheint dann im Cockpit dieser Personen mit dem Hinweis „von XY“, auch wenn deren Professor:in ihr Cockpit ansieht.
• Bearbeiten kann nur die Ersteller:in. Bei den anderen steht „nur Ersteller:in“.
• Bei Ihnen selbst steht am Eintrag „geteilt: …“.
• Teilen Sie als Professor:in einen eigenen Eintrag und sehen ihn im Cockpit einer betreuten Person, steht dort „bearbeiten unter ‚eigene Aktivitäten‘“.

Tipp für Professor:innen: Eigene Aufgaben legen Sie unter „eigene Aktivitäten“ an. Nach dem Login ist zunächst die erste betreute Person ausgewählt. Was Sie dort anlegen, gehört dieser Person.

17. JIRA-Anbindung

Das Tool liest Vorgänge aus JIRA und legt sie als Einträge an. In JIRA wird nichts verändert.

17.1 JIRA-Zugang einrichten (einmalig)

Klicken Sie im Cockpit auf „JIRA-Projekte verknüpfen & abgleichen“ und dann auf „JIRA-Zugang …“.

• Das Geheimnis wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt. Lassen Sie das Feld beim späteren Speichern leer, bleibt es erhalten.
• Optional: JIRA-Adresse eintragen, dann testet das Tool die Verbindung („Verbindung ok — angemeldet als …“).
• Ihren JIRA-Namen muss das Tool nicht kennen: JIRA erkennt Sie am Zugang.

17.2 Projekt oder Teilbaum verknüpfen

Im selben Dialog unter „Projekt oder Teilbaum hinzufügen“:

1. Projekt-URL einfügen (Board-, Projekt- oder Vorgangs-Link). Den Projektschlüssel erkennt das Tool selbst; nur falls das nicht klappt, tragen Sie ihn zusätzlich ein.
2. Optional „Nur Teilbaum ab Vorgang“, z. B. ZIEL-73. Dann kommt nur dieser Vorgang mit allem darunter, beliebig tief (Epic → Aufgaben → Unteraufgaben).
3. Cluster wählen, in das die Vorgänge einsortiert werden, z. B. 100 Forschungsanträge oder 600 Lehre.
4. Haken „Nur Vorgänge, bei denen ich Bearbeiter:in oder Melder:in bin“: gesetzt = nur Ihre eigenen, entfernt = alle Vorgänge des Projekts bzw. Teilbaums.
5. „Projekt hinzufügen & abgleichen“: Das Tool prüft das Projekt und importiert sofort.

Dasselbe Projekt können Sie mehrfach verknüpfen, z. B. mit verschiedenen Teilbäumen und Clustern. Ein Vorgang wird dabei nie doppelt angelegt. Er bleibt bei der Verknüpfung, die ihn zuerst importiert hat.

17.3 Abgleichen

In der Projektliste klicken Sie auf „Abgleichen“. Der Abgleich läuft nur auf Knopfdruck, nicht automatisch. Dort ändern Sie auch das Cluster (bereits importierte Einträge ziehen mit) und den Haken „nur meine Vorgänge“. Mit 🗑 entfernen Sie eine Verknüpfung; die bereits importierten Einträge bleiben erhalten.

Was aus JIRA übernommen und beim Abgleich aktualisiert wird:

Bleibt beim Abgleich unverändert: Ziel/nächster Schritt, RQ-Zuordnung, Querverweise, Teilen, Detailfelder.

Beachten Sie: Die Felder Priorität und Bemerkungen gehören JIRA. Eigene Änderungen daran werden beim nächsten Abgleich überschrieben.

17.4 PT bei JIRA-Einträgen selbst pflegen

Hat ein Vorgang in JIRA keine Zeitschätzung, steht in der Aufwand-Spalte „＋ PT eintragen“. Ein Klick öffnet die Schnelleingabe.

• Von Hand eingetragene PT bekommen die Markierung „manuell“ und werden beim Abgleich nicht mehr überschrieben, auch wenn JIRA später eine Schätzung hat.
• Zurück zu den JIRA-Werten: Schnelleingabe öffnen und Haken bei „Wieder die Werte aus JIRA übernehmen“ setzen.

17.5 Typische Meldungen

18. Termine nach Outlook exportieren (.ics)

• Alle oder ein Cluster: im Cockpit „Termine exportieren (.ics für Outlook)“.
• Einzelne Aktivität: das 📅-Symbol in der Zeile.

Im Dialog: 1. Umfang wählen: alle Aktivitäten, ein Cluster oder einzelne auswählen. 2. Je Termin macht das Tool einen Vorschlag: Titel und Start/Ende aus der Aktivität, ganztägig. Alles lässt sich anpassen. Ohne „ganztägig“ ist 09:00–17:00 vorbelegt. 3. Abgeschlossene Aktivitäten und Aktivitäten ohne Datum sind abgewählt, können aber angehakt werden. 4. „Herunterladen (.ics)“ und die Datei in Outlook öffnen bzw. importieren.

Laden Sie eine Aktivität später erneut, aktualisiert Outlook den Termin, statt ihn doppelt anzulegen.

19. Für Professor:innen

• Ansicht wechseln: oben über „Ansicht“ zwischen betreuten Personen und eigenen Aktivitäten.
• Bei Betreuten können Sie Einträge ergänzen, Prioritäten ändern und Themen-Hinweise pflegen.
• Dashboard: Neben Ihren Betreuten auch systemweit oder als Auswahl nach Personen und/oder Betreuten anderer Professor:innen auswerten.
• Mit Ihnen geteilte Einträge sehen Sie unter „eigene Aktivitäten“.

20. Für Admins und Superadmins

Reiter „Admin“

• Doktorand:innen, Mitarbeiter:innen & Zuordnung
• Anlegen über „＋ Doktorand:in“ bzw. „＋ Mitarbeiter:in“. Wer anlegt, wird automatisch als betreuende Person eingetragen.
• Betreuung ändern (✎): betreuende Professor:innen zuordnen, Co-Betreuung ist möglich.
• Konto bearbeiten (✎): Kürzel, Name, E-Mail und Typ. Der Wechsel zwischen Doktorand:in und Mitarbeiter:in behält alle Daten; Dissertation und RQs bleiben gespeichert, nur ausgeblendet.
• Passwort-Link (🔑): per Mail senden (wenn eingerichtet) oder anzeigen und selbst weitergeben.
• Löschen löscht die Person mit allen Daten. Bitte mit Bedacht!
• Professor:innen (nur Superadmin): anlegen, Admin-/Superadmin-Recht vergeben, Passwort-Link, löschen. Die bzw. der letzte Superadmin kann nicht gelöscht oder herabgestuft werden.
• Standard-Cluster (nur Superadmin): Die 6 Cluster sind systemweit gültig. Ein gelöschtes Cluster löscht auch alle Einträge darin, bei allen Personen!

Reiter „Übersicht“

Alle Nutzer:innen auf einen Blick, nur lesend: je Person gruppiert nach RQ (Doktorand:innen) bzw. Cluster, mit Status. „⚠ Unterstützung prüfen“ erscheint, wenn offene Einträge überschritten oder „Verzug + Gefahr“ sind. Filter: „nur ‚Unterstützung prüfen‘“ und „nur offene Einträge“.

21. Häufige Fragen

Ich sehe einen Eintrag nicht mehr. Prüfen Sie, in dieser Reihenfolge: - Ist in der Filterleiste ein Status oder eine Import-Quelle abgehakt? - Ist der Eintrag seit über einem Monat abgeschlossen? Dann liegt er im Archiv. - Ist es eine veröffentlichte Publikation? Dann steht er im Reiter Publikationen.

Mein Eintrag steht auf „Überschritten“, obwohl ich „Im Plan“ gewählt habe. Das Enddatum liegt in der Vergangenheit, deshalb setzt das Tool den Status automatisch. Verschieben Sie das Enddatum oder setzen Sie den Eintrag auf „Abgeschlossen“.

Ich habe als Professor:in eine Aufgabe angelegt, sie steht aber bei einer Doktorandin. Oben war die Doktorandin ausgewählt. Wählen Sie vor dem Anlegen „eigene Aktivitäten“.

Die Kapazität stimmt in einem Monat nicht, weil ich Urlaub habe. Nutzen Sie „Verfügbare PT überschreiben“.

Nach dem JIRA-Abgleich sind meine Bemerkungen weg. Das Feld „Bemerkungen“ zeigt bei JIRA-Einträgen die JIRA-Beschreibung und wird beim Abgleich aktualisiert. Eigene Notizen gehören in „Ziel / nächster Schritt“ oder die Detailfelder.

Ich bekomme keine Erinnerungs-Mails. Prüfen Sie: - Ist beim Eintrag „E-Mail-Reminder“ angehakt? - Ist oben der Schalter „Mails“ an? - Ist eine E-Mail-Adresse im Konto hinterlegt? - Mails gehen nur werktags von 9 bis 17 Uhr raus.

22. Begriffe